Como um tomate pode ajudá-lo no ganho de produtividade


Você conhece o famoso método pomodoro, que ajuda a manter o foco naquilo que é realmente importante?

Levante a mão se você é daquelas pessoas que vive dispersando seu pensamento e se perdendo em mil tarefas, embora tenha se programado para terminar uma única coisa importante. Pense em quantas vezes você se esforçou para manter o foco, mas foi vencido pelas ligações no celular, mensagens do wattswap, atualizações no facebook ou, simplesmente, pelo seu pensamento que teimou em voar longe e te levou junto para “outro mundo”. E a tarefa urgentíssima? Bom, provavelmente acabou ficando para ser finalizada depois...


Sorria, você não está sozinho!


Pensando nisso, Francesco Cirillo, um italiano boa praça, desenvolveu no final da década de 80 a técnica pomodoro, que como tudo que é genial, é absurdamente simples e eficaz!


Diz a lenda que o Francesco usou um timer de cozinha em forma de tomate (pomodoro) para controlar seu tempo de estudo, daí o nome que batiza a técnica.


COMO FUNCIONA A TÉCNICA POMODORO


  1. Defina o projeto, tarefa ou atividade que precisa realizar.

  2. Pegue um timer. Pode ser qualquer um, mesmo o mais simples: celular, relógio, timer de cozinha...

  3. Inicie o cronometro e se dedique integralmente ao trabalho pelos próximos 25 minutos. Segundo estudos, esse é tempo que conseguimos manter 100% a atenção em algo.

  4. Quando o alarme tocar, informando que os 25 minutos já se passaram, faça uma pausa de 5 minutos. Após isso, inicie um novo “pomodoro”. Saber que terá um intervalo para ver suas notificações nas redes sociais e todas as outras coisas que te puxam para fora da atividade irá diminuir sua ansiedade em consultar seu celular e outras coisas que acabam comprometendo sua produtividade. A essência do método pomodoro é justamente a reeducação!

  5. Após 4 pomodoros, faça um intervalo de 30 minutos e recomece o ciclo.


IMPORTANTE

  • Escolha um local adequado e prepare o ambiente antes de iniciar seu pomodoro. Pegue tudo que precisa (água, biscoitos, material de trabalho, etc), feche a porta, avise que não deseja ser interrompido e comece! Concentre-se na atividade até o alarme do fim do pomodoro tocar. Está proibido ir ao banheiro, checar emails e etc. Nas empresas onde essa técnica é utilizada, é comum pendurar na porta o aviso “estou em pomodoro”, de forma a sinalizar a todos que não deseja ser interrompido.

  • Antes de iniciar o pomodoro, coloque seu celular no “modo avião” e saia do facebook no seu computador.

  • A regra é clara: um pomodoro tem 25 minutos e, em hipótese alguma, pode ser interrompido. Parar uma tarefa no meio faz com que você se distraia. além disso, retomar a tarefa anterior exigirá tempo e esforço até se concentrar novamente. Se isso ocorrer, ou seja, se você tiver que parar a atividade por uma distração, como uma ligação importante que realmente precisou atender, perde o pomodoro e terá que recomeçar o ciclo dos 4 pomodoros do início.

  • O intervalo entre os pomodoros é livre, utilize-o para fazer o que quiser: ver e-mails, checar o watts, ir ao banheiro, telefonar, etc.

DICAS

  • Segundo o autor, existem dois tipos de interrupções: interna e externa. As interrupções internas são aquelas que partem da própria pessoa, como, por exemplo, a lembrança de uma ligação importante que precisa ser feita. Essas, via de regra, podem esperar o término do pomodoro. Já as interrupções externas partem do ambiente. É o caso de uma visita inesperado de um fornecedor ou um colega demandando uma informação. Caso não seja possível evitar a interrupção, por se tratar de algo urgentíssimo, marque-a como "tarefa não planejada" e assinale um hífen ao lado da tarefa atual.

  • Caso você lembre de algo muito importante a ser feito, mas que não faz parte da tarefa-alvo, anote-a para lembrar de realiza-la mais tarde. Contudo, se limite a lista-la, sem entrar em detalhes, sob o risco de divagar seu pensamento em outra direção que não a compromissada. Caso realmente tenha que inverter a prioridade, dado a urgência da nova tarefa, siga o mesmo sistema das tarefas planejadas, ou seja, converta a tarefa "não planejada" em "planejada", inserindo ela no planejamento do seu dia, estime a quantidade de pomodoro para executa-la e comece a trabalhar.

  • Evite usar intensamente a capacidade cognitiva do cérebro nos 5 minutos de pausa, como redigir emails importantes ou analisar um relatório complexo. Opte por algo relaxante, que te desligue do trabalho e permita seu relaxamento mental. Desta forma, quanto tiver que retornar o pomodoro, estará disposto, com alto nível de energia e conseguirá retomar o trabalho com foco e concentração. Uma boa ideia é se levantar e caminhar pela sala, alongar o corpo ou simplesmente conversar com os colegas. Este é um dos segredos do método: encarar as pausas como uma recompensa!


APLICATIVOS

Não é necessário adquirir um programa ou aplicativo específico, basta papel, caneta e um relógio. Como eu disse, o cronometro do seu celular já serve ou, até mesmo, um relógio velho sobre a mesa. Porém, se ainda assim você insiste em se aparelhar, existem inúmeros aplicativos e sites que facilitam as tarefas, apontando os pomodoros e suas pausas. O site marinaratimer, por exemplo, é uma boa escolha. Já no celular, basta jogar a palavra “pomodoro” no google play ou app store para ter diante de si dezenas de apps pagos e gratuitos prontos a auxiliá-lo.


É isso aí, ser produtivo é uma habilidade que exige disciplina. Este é um método simples para adquirir mais foco e melhor gerenciamento do seu tempo, mantendo-o focado no que realmente é relevante. É óbvio que deve ser ajustado ao seu ritmo e poder de concentração, que são características individuais. Contudo, cuidado para não flexibilizar demais, comprometendo a essência do método.


Bom trabalho!

Jean Gomes

Pai do Felipe e da Betina. Quando está em Florianópolis, onde reside, pode ser encontrado na Lagoa da Conceição, passeando na companhia dos seus dois cachorros, ou no Estádio do Avaí, torcendo para seu time do coração. É Graduado e Mestre em administração de empresas. Especialista em Marketing e em Gestão pela Qualidade Total. É palestrante, consultor experiente e professor de cursos de graduação e pós-graduação. Atua em diversas áreas da administração, sobretudo nas afetas à liderança & desenvolvimento de equipes, negociação, ferramentas de gestão e metodologias de ganho de performance voltadas à gestão de serviços.

Lembre-se: gestão é mais que bom senso... A boa administração envolve conceitos, métodos e técnicas. Fale conosco! Nós podemos ser úteis!

www.imersaoconsultoria.com.br

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